La misma se realizará en el Main Media Centre, en el Nippon Seinenkan Hotel de Tokio, y participarán Alan Gilpin, Director de Torneos de World Rugby, y Akira Shimazu, CEO de Japan Rugby 2019.
Allí se determinará si los partidos a realizarse el sábado 12 y el domingo 13 de octubre, principalmente los de Inglaterra y Francia por el Grupo C que debían jugarse en el estadio Yokohama y el del equipo local ante Escocia que definirá el Grupo A, se trasladarán a otro escenario o definitivamente se suspenderán.
Además, se decidirá si los partidos entre Australia y Georgia (Shizuoka), Nueva Zelanda vs. Italia (Toyota Stadium), Irlanda vs. Samoa (Fukuoka), Namibia vs. Canadá (Kamaishi), Estados Unidos vs. Tonga (Hanazono) y Gales vs. Uruguay (Kumamoto), que se deberían jugar entre el 11 y el 13 de octubre, se trasladarán a otros escenarios o se aplicará el reglamento que indica que el partido se cerraba con una igualdad de 0 a 0.
